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「東海目録Web版」Q&A

1.データ公開など運営方針関係
2.システムの操作関係
3.データ更新・データ表示関係
4.相互貸借申込書関係
5.その他

1.データ公開など運営方針関係
Q1 一般利用者からの相互貸借を受け付ない場合はどうしたらいいですか・・・
A1 ILLフラグを「2 会員のみ」にしてください。参加機関以外からは、貴機関の所蔵データを検索することができなくなります。

Q2 「制限あり」フラグはどのように使うのですか?
A2 会員だけにデータを公開する場合で、かつ、実施している相互貸借サービスに制限がある場合に使用します。ILLフラグを「4」制限あり」にして、「○○年製本中」、「午後のみ業務実施」や「現在FAX送付不可」など、制限の内容をILL規定欄に記入します。一般利用者からは「制限あり」の内容、所蔵データや機関情報は見えなくなります。
普段は「受付可」にしている機関が「制限あり」にすると、「制限あり」の内容だけでなく、その機関の所蔵データや機関情報が、参加機関だけから見えることになるので、注意が必要です。

Q3 東海目録Web版にデータを提出していませんが、ILL状況を確認できますか?
A3 会員以外にもデータを公開している機関の名称と住所および連絡先(電話番号・FAX番号)を確認できます。

Q4 東海目録Web版参加機関は東海地区医学図書館協議会会員である必要はないのですか。
A4 東海地区医学図書館協議会の「正会員」になる必要はありません。「目録会員」になってください。2007年5月から会員制に移行しました。

Q5 東海目録Web版の作成費用はどうなっているのですか。
A5 当初は東海地区医学図書館協議会が負担していましたが、2007年度から「目録会員」の会費で運営しています。

2.システムの操作関係
Q1 ログインできないPCがあるのですが・・・・
A1 Cookieを有効にしてください。その他詳細はトップページの「ログインに関するヘルプ」をご覧ください。

3.データ更新・データ表示関係
Q1 NACSIS−CATへのデータ提出館のデータ更新法は?
A1 NACSIS−CATからダウンロードして東海目録Web版のデータを更新するのは3年ごとの予定です。
次回は2009(平成21)年度の予定です。


Q2 所蔵雑誌のデータ修正はどこまでできるのですか?
A2 すでに登録されている書誌への新規の所蔵登録、すでに登録してある所蔵データの修正と削除が可能です。
書誌そのものの新規登録は、東海目録WGに連絡してください。後日、書誌登録終了の連絡をしますので、所蔵データを登録してください。

Q3 所蔵データの一括修正は可能ですか?
A3 自館のアカウントでログイン後、検索画面にカーソルを置き、リターン(エンターキーを押す)すると、自館のデータが表示されますので、1タイトルずつ、クリックして修正できます。 「○○年は削除」といった一括修正はできません。

Q4 タイトルによって相互貸借対象外のものがありますが、表示することができますか?
A4 書誌は共有ですので1機関のみの所蔵しかなくても、書誌には注記ができません。所蔵データの後に、出版年の括弧「 )」の後に、全角で1スペース(半角で2スペース)あけて、「医局配置」「別置き」「相貸対象外」等々、注記してください。

Q5 電子ジャーナルを載せてもよいのですか。また、その表示法は?
A5 相互貸借に提供できる場合に限ります。
EJの所蔵データはプリント版とは別にEJ書誌(タイトルのあとに[EJ]と表示)に登録します。
EJの書誌がない場合はWGにご連絡ください。

Q6 電子ジャーナルの記載方法はどうすればよいのですか?
A6 表現方法はプリント版と同じです。表記方法はこちらをクリックしてください。
EJの提供巻年は変わることが多いため、所蔵データを把握しきれない場合は、「EJあり」の記述でも結構です。
EJの書誌がない場合、便宜的にプリント版の書誌に「EJあり」あるいは「EJのみ」等の記載をしても構いません。

 
Q7 検索結果の表示順はどのようになっているのですか?
A7 欧文タイトルは語順、日本語タイトルはヘボン式ローマ字の字順配列が原則です。

4.相互貸借申込書関係 

★ 申込時に作成したPDFファイルのデータがエクセルのファイルとしてサーバーに保存されています。

Q1 誰が何の文献を申し込んだのかが外部のサーバに蓄積されるのは、プライバシー保護上問題ではありませんか? 
A1 外部のサーバーに蓄積されるのは、個人情報保護法上問題ではありません。アクセスする権限がなければ、検索できません。

Q2 保存されたデータの保存期間は?
A2 毎年4月1日に一昨年度のデータを削除しますので、最大2年間データが蓄積されます。データが必要な場合は、ログイン後、管理ボタンから入り、自機関の申込データをダウンロードしてください。

Q3 ILL申込書の巻号頁年の入力順がPubMed順の「年・巻・号・ページ」になっていないのですが?
A3 JMLA(日本医学図書館協議会)の相互貸借マニュアルに準拠していますので、このままとします。

Q4 ILL申込書のカスタマイズは可能ですか?
A4 残念ですが、カスタマイズはできません。

Q5 東海目録Web版への参加機関のサービス状況(単価、FAXサービスの可否、カラーコピーの可否など)を把握できますか?
A5 目録会員になると全会員の機関情報を見ることができます。

Q6 同じ機関へ複数申し込む場合の「1/3」、「2/3」、「3/3」の文字付加は可能ですか? 
A6 PDFで表示しているだけなので追記は可能ですが追記した箇所は保存されません。あるいは備考欄に記入してください。備考欄に記入しデータは申込書の左下枠外へ出力されます。

Q7 同じタイトルを同じ機関へ申し込むにはどうするのですか?
A7 同じタイトルの申込書をコピーして使ってください。

Q8 ILL申込書の申し込み番号は自動振り出しですか?
A8 自動振り出しではありませんが、空欄での申し込みはエラーになりますので、必ず入力してください。

Q9 書誌不備のデータを申し込めますか?
A9 ILL申込書の記入必須項目は、申込番号、申込者の所属・氏名、雑誌名(検索結果から自動転送)、巻、最初のページ、年、著者名です。これらがひとつでも記入されていないとエラーになります。不明な場合は、「???」とか「不明」、「fumei」などと記入してください。

Q10 ページ数が不明ですが、どうすればいいのですか?
A10 不明の場合は、「?」や「不明です」など、何でもよいので入力してください。1ページのみの場合は、「51-51p」のように最初のページと終わりのページに同じ数字を記入してください。

Q11 ILL申込書作成時にアラートがでるのですが?
A11 申込書の記入必須項目が空値のせいです。アラートの無視ができませんので、「?」や「fumei」など、何でもよいので入力してください。

Q12 謝絶された文献を再度別の機関に申し込みたいのですが?
A12 再度、申込書データを入力して申込書を作成してください。

Q13 「ファイル保存」で作成されるExcelデータを「司書アシスト」のレポートへ転送保存できませんか?
A13 サンメディアに相談してください。

Q14 作成したILL申込書に間違いを発見したのですが?
A14 ILL申込書を修正することができますが、修正した箇所は保存されません。また、申込書および通知書の2箇所を修正してください。

Q15 「ILL申込書保存ボタン」を押すと、どうなるのですか?
A15
PDFの形式でファイル保存されます。ILL申込書を作成できなかった場合の救済策です。

Q16 東海地区だけでなく、阪大や東北大学など、他機関への申込に使えないでしょうか?
A16 東海地区の相互協力用申込書ですので、東海目録Web版参加機関のみです。

Q17 「Medical Online」収録誌を申し込む場合、所蔵巻号がわからない場合がありますが、そのまま申し込んでいいですか?
A17 検索結果画面に「Medical Online」の所蔵明細を調べるためのリンクがあります。それで、所蔵を確認してください。

5.その他
Q1 申し込みたいタイトルが、東海目録になかった場合は、NACSIS-Webcatに自動的につなげないでしょうか?
A1 画面上部に「NACSIS」へのリンクボタンを設けました。ご利用ください。

Q2 申し込みする際に、EJかプリント版かの見極めがつけられますか?
A2 原則として、プリント版とEJ版は書誌を別にしておりますので、見極めることは可能だと思います。プリント版を申し込んだら、製本中なので、EJ版で送られてきたということはあり得ることでしょう。
EJのアクセス可能な期間が表示されていない場合は所蔵機関にお問い合わせください。3-Q5およびQ6参照。


Q3 NACSIS-Webcatと東海目録Web版の両方に、データを提出する意味は?
A3 東海目録Web版は日常業務に役立つツールです。NACSIS-Webcatに参加できない機関に参加してもらい、地区内で協力し合えるネットワークの形成をめざしています。



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